La maîtrise des outils bureautiques est aujourd’hui indispensable pour toute personne voulant travailler en entreprise. En effet, il s’agit de la connaissance de base, car ces outils améliorent la performance des entreprises tout en leur facilitant la tâche. Qu’est-ce qu’un outil de bureautique ? Quelle est l’importance de maîtriser ces types d’outils ? Si vous êtes à la quête des réponses à ces questions, vous êtes au bon endroit. Nous vous disons tout dans cet article.
Plan de l'article
Les outils de bureautique : Qu’est-ce que c’est ?
D’une manière simple, le terme bureautique désigne l’ensemble des logiciels qui aident les entreprises dans la réalisation de certaines tâches essentielles. Il s’agit notamment de la création de documents, de présentations ou encore de feuilles de calcul, etc. Parmi les outils de bureautique, les plus connus sont ceux de Microsoft. Comme exemple, nous avons :
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Word
Word est un logiciel de traitement de texte de la suite Office. En plus de permettre la saisie du texte, il permet de travailler les textes de façon à avoir un document qui convient à des exigences données.
Excel
Excel est un logiciel de type tableur qui fait aussi partie de la suite office. Pour faire simple, c’est un logiciel qui permet de créer des tableaux, mais pas n’importe lesquels. En effet, avec celui-ci, il est possible de créer des tableaux de calcul. Aussi, Excel permet de générer des graphiques.
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PowerPoint
Le PowerPoint est quant à lui, un logiciel dédié aux présentations. Il permet en effet, de créer des présentations qui ne sont rien d’autre qu’une succession de diapositives.
Quelle est l’importance de maîtriser les outils de bureautique ?
La maîtrise des outils de bureautique est d’une grande importance, car elle a des effets positifs, non négligeables, sur la performance d’une entreprise. De même, une telle maîtrise peut aussi impacter positivement la carrière d’un employé. Voici quelques avantages de la maîtrise des outils de bureautique :
L’amélioration de la productivité
La maîtrise des outils de bureautique apporte une amélioration nette à la productivité d’une entreprise. C’est d’ailleurs ce que prouve une étude menée sur l’utilité des outils de bureautique en entreprise. En effet, selon cette dernière, les entreprises françaises font face à une perte annuelle de 135 heures qui résulte du non maîtrise des outils de bureautique. Même sans une étude on peut déjà aboutir en toute simplicité à cette conclusion. Pour être plus explicite, prenons l’exemple d’un salarié n’ayant pas la maîtrise de Word. Ce dernier prendra, en toute logique, plus de temps pour produire un document que son collègue qui maîtrise l’outil. Ainsi, la maîtrise des outils de bureautique permet à une entreprise d’être plus efficace.
La maîtrise des outils de bureautique : Un levier pour la réactivité en entreprise
Un employé qui maîtrise les outils de bureautique sera plus réactif face aux tâches qui lui sont confiées. Cet employé aura certainement un bon rendement, car il exécutera toutes les tâches ayant rapport avec les outils de bureautique en toute aisance sans aucune contrainte. De quoi apporter un plus à la performance de l’entreprise.
L’amélioration de l’image de l’entreprise
Étant donné que la maîtrise des outils de bureautique impacte positivement la réactivité des employés et la productivité d’une entreprise, elle améliorera certainement l’image de celle-ci. En effet, une entreprise performante qui arrive à répondre aux exigences du marché dans un bref délai aura plus de clients contents dans sa clientèle.
L’allègement des tâches
En ayant une bonne maîtrise des outils de bureautique, vous n’allez pas être seulement réactif et productif. En effet, vous aurez aussi à économiser votre énergie, car il est possible d’automatiser certaines tâches avec ces outils. Par exemple, si vous êtes souvent appelés à faire des calculs qui suivent une même logique, vous pourrez créer une feuille de calcul Excel qui vous permettra d’automatiser l’opération. Ainsi, pour faire vos calculs vous n’aurez plus qu’à renseigner les variables. Ce qui ne peut être possible si vous ne maîtrisez pas Excel.
La maîtrise des outils de bureautique : Un facteur favorisant la promotion d’un employé
Quel que soit le niveau d’étude d’un employé, s’il ne maîtrise pas les outils de bureautique, il aura du mal à évoluer dans sa carrière. En effet, pour avoir une promotion, il faut d’abord être performant. Ce qui est très difficile à faire aujourd’hui lorsque la maîtrise des outils de bureautique nous fait défaut.
Les compétences de base à maîtriser pour utiliser efficacement les outils de bureautique
Maintenant que nous avons vu l’importance de la maîtrise des outils de bureautique, il faut rapidement apprendre les différentes fonctionnalités dont vous aurez besoin. Apprenez à taper rapidement sans regarder vos doigts et découvrez les différents raccourcis qui existent sur votre clavier.
Manipuler un document signifie savoir effectuer les tâches basiques comme copier-coller ou encore dupliquer un fichier. Il faut aussi savoir mettre en forme votre document : choisir la police de caractères appropriée, sélectionner le type d’alignement souhaité ainsi que régler les marges utilisées. Il y a aussi certaines règles à respecter lorsque vous mettez en forme votre document pour faciliter la lecture : utiliser une bonne lisibilité (une police facilement lisible), éviter toute faute grammaticale ou orthographique inutile, etc.
Il faut bien mettre en page votre document. Pour cela, il y a quelques règles à suivre. Par exemple :
- Utiliser un interligne adapté à la densité du texte
- Savoir utiliser les tabulations pour espacer le texte ou encore aligner parfaitement des colonnes
- Bien choisir son type d’en-tête et pied de page, etc.
Aujourd’hui, Excel est indispensable dans la vie professionnelle. Savoir utiliser cet outil vous permettra non seulement de gagner du temps mais aussi d’être plus efficace dans certaines tâches qui peuvent prendre beaucoup de temps sans cette connaissance.
La plupart des entreprises utilisent les mails comme moyen principal de communication entre employés et avec leurs clients. Il faut donc être capable non seulement de bien rédiger un mail professionnel et clair mais aussi savoir les classer par catégorie pour faciliter leur gestion au quotidien.
Savoir écrire correctement signifie savoir exprimer une idée avec précision tout en respectant certains codes que l’on retrouve couramment dans les domaines professionnels (comme éviter le langage familier). Cela implique aussi maîtriser la grammaire ainsi que l’orthographe française. Maîtriser tous ces aspects clés ne se fait pas rapidement : cela nécessite un investissement personnel ainsi que de la patience. Il ne faut pas se décourager et continuer à s’entraîner chaque jour pour améliorer ses compétences.
Comment améliorer sa maîtrise des outils de bureautique : astuces et conseils pratiques
Maintenant que nous avons vu l’importance de la maîtrise des outils de bureautique, voyons comment améliorer ses compétences dans ce domaine. Voici quelques astuces et conseils pratiques qui pourraient vous aider à progresser rapidement :
Il existe une multitude de vidéos et tutoriels gratuits sur internet pour apprendre les différentes fonctionnalités des logiciels bureautiques (Word, Excel…). Vous pouvez aussi consulter les forums spécialisés pour poser vos questions ou trouver des solutions à vos problèmes.
De nombreuses entreprises proposent aujourd’hui à leurs employés des formations professionnelles afin d’améliorer leurs compétences informatiques. N’hésitez pas à profiter de ces opportunités pour vous perfectionner.
La pratique est essentielle pour acquérir une maîtrise solide des outils bureautiques. Essayez donc d’utiliser Word, Excel ou PowerPoint au quotidien : cela peut être par exemple en rédigeant chaque jour un document simple comme une liste de tâches ou encore un petit rapport.
Les raccourcis clavier permettent non seulement d’économiser du temps mais aussi d’être plus efficace dans certaines tâches répétitives (comme le copier-coller). Apprenez-les donc bien !
N’hésitez pas aussi à explorer toutes les fonctionnalités proposées par les différents logiciels bureautiques. Il y a souvent des astuces et fonctionnalités cachées que l’on ne connaît pas, mais qui peuvent s’avérer très utiles.
Plusieurs sites proposent désormais des ateliers en ligne pour apprendre à mieux maîtriser les outils bureautiques. Ces sessions sont organisées par d’autres professionnels ou enseignants experts dans leur domaine.
La maîtrise de ces outils informatiques est un véritable avantage professionnel aujourd’hui. En suivant ces conseils pratiques et astuces, vous pourrez progresser rapidement dans votre utilisation de Word, Excel ou encore Outlook (pour vos emails). N’hésitez donc pas à explorer toutes les ressources disponibles pour améliorer vos compétences !
